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Vorlage - VO/01/2020/309-01  

Betreff: Kindergarten Asendorf: Neubau
hier: Auftragsvergabe für die Erstellung einer Leistungsbeschreibung und Begleitung des Vergabeverfahrens und überplanmäßige Auszahlung 2020
Status:öffentlich  
  Bezüglich:
VO/01/2020/309
Beratungsfolge:
Samtgemeindeausschuss Vorberatung
Rat der Samtgemeinde Hanstedt Entscheidung
10.09.2020 
Sitzung des Rates der Samtgemeinde Hanstedt ungeändert beschlossen   

Sachverhalt
Beschlussvorschlag
Finanzielle Auswirkungen
Anlage/n

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Sachverhalt:

 

Einleitend wird auf die Beschlussvorlagen VO/01/2019/263 und VO/01/2020/309 verwiesen. Der Samtgemeinderat hat am 30.01.2020 beschlossen, dass der Bau des Kindergartens Asendorf durch einen General- bzw. Totalübernehmer durchgeführt werden soll. Hierzu sollte eine Wirtschaftlichkeitsuntersuchung beauftragt werden.

 

Die Wirtschaftlichkeitsuntersuchung wurde nach Abstimmung mit dem Landkreis, Vergabestelle und Rechnungsprüfungsamt, durch die Firma VBD Beratungsgesellschaft für Behörden mbH aus Berlin durchgeführt. Diese Firma hat auch bereits mehrere Vergaben des Landkreises Harburg erfolgreich begleitet.

 

Ergebnis der vorläufigen Wirtschaftlichkeitsuntersuchung war, dass das Bauvorhaben auf Grundlage einer funktionalen Bauleistungsbeschreibung an einen Generalübernehmer / Totalübernehmer vergeben werden kann. Das Vergabeverfahren soll in Übereinstimmung mit VOB/A 2019 Abschnitt 1, § 3a Abs. 4 Nr. 2 und 3 in Form einer Freihändigen Vergabe durchgeführt werden. Im Interesse der Transparenz und des Wettbewerbs wurde empfohlen, die Freihändige Vergabe wie ein Verhandlungsverfahren mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb auszugestalten. Diesem Ergebnis hat die Zentrale Vergabestelle zugestimmt.

 

Es handelt sich bei dem Bauvorhaben um das erste dieser Art, welches die Samtgemeinde Hanstedt durchführt. Bislang wurden Hochbaumaßnahmen immer in Eigenbau unter Zuhilfenahme eines Architekten durchgeführt. Das beauftragte Architekturbüro hat dann sämtliche Planungen, die Auschreibungen und die Bauüberwachung vorgenommen. Der Fachbereich Bauen und Infrastruktur der Samtgemeinde hat die Bauüberwachung begleitet.

Der letzte Kita-Neubau dieser Art war die Krippe Marxen, die im Frühjahr in Betrieb genommen wurde. Die Honorarkosten für das Architekturbüro für diese 2-zügige Krippe haben sich auf 116.000,-€ belaufen (enthalten sind nur die Honorarkosten für den verwirklichten Standort, nicht für die vorherigen Planungen). In Asendorf ist eine größere Einrichtung, eine 3-zügige Kindertagesstätte geplant.

 

Um das Ausschreibungsverfahren rechtssicher vorbereiten und durchführen zu können, bedarf es ebenfalls externer Ressourcen. Hausintern sind hierfür weder die fachlichen noch die personellen Ressourcen vorhanden. Allerdings handelt es sich hierbei nicht um eine Leistung, die wie ein Eigenbau von einem beliebigen Architektur- oder Planungsbüro erbracht werden kann.

 

Es wurde zunächst beim Landkreis Harburg, Gebäudemanagement, abgefragt, ob diese Leistungen ggf. durch den Landkreis gegen Kostenerstattung erbracht werden können (wurde in der Vergangenheit auch mit der Gemeinde Rosengarten ebenfalls für den Bau einer Kita vereinbart). Am 09.07.2020 hat der Landkreis Harbrug mitgeteilt, dass auch kreisseitig mindestens bis Ende 2021 leider keine Ressourcen zur Verfügung stehen.

Weiter wurden Angebote für die Begleitung im Vergabeverfahren bei der VBD Beratungsgesellschaft für Behörden mbH aus Berlin und der Public Sector Project Consultants (PSPC) aus Berlin angefordert. PSPC hat mitgeteilt, aufgrund der derzeitigen Auslastung kein Angebot vor Oktober abgeben zu können. Dies kann nicht weiterverfolgt werden, da sich das Projekt hierdurch so verzögern würde, dass die Fertigstellung bis zum 31.07.2022 (letzter Stichtag für Fördermittel der RIT-Richtlinie) unwahrscheinlich wäre.

 

Die Firma VBD Beratungsgesellschaft für Behörden mbH hat das beigefügte Vertragsangebot für die Vorbereitung und Begleitung des Ausschreibungsverfahrens eingereicht. Das Angebot entspricht den Zielen und Vorstellungen der Samtgemeinde Hanstedt nach einer ganzheitlichen Begleitung des Ausschreibungsverfahrens - die VBD Beratungsgesellschaft für Behörden mbH würde die Samtgemeinde von der Erstellung einer Leistungsbeschreibung bis hin zur Auftragsvergabe beraten und begleiten. Zum Leistungsumfang gehört auch, dass die Samtgemeinde beraten wird, ob ein Kauf nach Herstellung oder ein Mietkauf vorteilhafter wäre.

Danach würde der Auftragnehmer den Bau umsetzen. Der Fachbereich Bauen und Infrastruktur würde dann wie bei den bisherigen Eigenbauten den Bau begleiten.

 

Es handelt sich bei den gewünschten freiberuflichen Leistungen um einen sehr spezialisierten Markt und um einen umfassenden Auftrag. Dieser kann nicht über beliebige Architekten oder Planungsbüros abgedeckt werden.

Es wurde auch versucht, ein weiteres Unternehmen zu konsultieren, welches Erfahrungen im gleichen Leistungsspektrum hat. Im Zuge des Grundsatzes der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit können allerdings nicht noch weitere zwei Monate auf ein Angebot gewartet werden und die Inanspruchnahme der beantragten Fördermittel gefährdet werden.

Die VBD Beratungsgesellschaft für Behörden mbH hat bereits mehrere Projekte des Landkreises Harburg zu seiner Zufriedenheit begleitet und durchgeführt. Die Samtgemeinde Hanstedt würde gerne auf das Vertrauen aufbauen, welches sich die VBD Beratungsgesellschaft für Behörden mbH beim Landkreis erarbeitet hat.

 

Das Rechnungsprüfungsamt hat der Auftragsvergabe an die VBD Beratungsgesellschaft für Behörden mbH am 23.07.2020 zugestimmt.

 

Nach der Richtlinie zur Abgrenzung der Geschäfte der laufenden Verwaltung ist der Samtgemeindeausschuss für die Auftragsvergabe zuständig.

Im Haushalt 2020 sind nur Mittel für die Durchführung der Wirtschaftlichkeitsuntersuchung vorgesehen. Zum Zeitpunkt der Haushaltsberatungen 2020 waren die weiteren Schritte noch nicht absehbar. Da die Haushaltsmittel überplanmäßig bereitgestellt werden sollen, jedoch aus den vorhandenen Haushaltsmitteln gedeckt werden können, entscheidet der Samtgemeinderat über die Bereitstellung der überplanmäßigen Haushaltsmittel.

 

Zum besseren Verständnis sind die einzelnen Leistungspositionen des Vertragsangebots in der nachfolgenden Tabelle einmal zusammengefasst:

 

In Variante 1 wird von der „Minimalvariante“ ausgegangen: 6 auszuwertende Angebote (3 Erstangeboite, 2 optimierte Angebote und 1 endgültiges Angebot), sowie insgesamt 6 Vor-Ort-Termine (Auftaktsitzung, Besprechung Entwurf Vergabeunterlagen, 2 x Angebotsbewertung, 2 x Bietergespräche).

In Variante 2 werden insgesamt 9 auszuwertende Angebote berücksichtigt (5 Erstangebote, 2 optimierte Angebote und 2 endgültige Angebote) sowie noch zwei zusätzliche Vor-Ort-Termine für eventuell weitere Bietergespräche oder auch eine Vorstellung vor den politischen Gremien.

 

  

 

Verwaltungsseitig wird vorgeschlagen, kostenmäßig die Variante 1 weiterzuverfolgen. Aufgrund des sehr spezialisierten Markts und der im letzten Jahr erfolgten Markterkundung wird nicht davon ausgegangen, dass mit vielen Angeboten zu rechnen ist.

Die Bruttokosten für Variante 1 belaufen sich auf gerundet 94.500,- € bei 19 % Umsatzsteuer.

 

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Beschlussempfehlung für den Samtgemeindeausschuss:

Der Samtgemeindeausschuss beschließt, die Firma VBD Beratungsgesellschaft für Behörden gemäß dem vorliegenden Vertragsangebot zu beauftragen. Dem Samtgemeinderat wird empfohlen, die benötigten Haushaltsmittel überplanmäßig bereitzustellen.

 

Beschlussempfehlung für den Samtgemeinderat:

Der Samtgemeinderat beschließt, die überplanmäßigen Haushaltsmittel für den Auftrag an die VBD Beratungsgesellschaft für Behörden mbH gemäß dem Deckungsvorschlag bereitzustellen.

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Finanzielle Auswirkungen:

 

Produkt: 36501 Kindergarten Asendorf

 

Ertrag/Einnahme

Aufwand/Ausgabe

Bemerkung

Ergebnishaushalt:

 

Sachkonto:

 

 

 

 

 

 

 

Finanzhaushalt:

94.500 €

 

Sachkonto:

 

36501.0961000

(Anlagen im Bau)

 

 

 

 

 

Finanzierung:

eigenfinanziert

Haushaltsmittel:

Haushaltsansatz 2020 PSK 36501.096100: 15.000,- €, hiervon noch 5.800,- € verfügbar

weitere Deckung aus 11104.4021003 (Umlageausgleich Beamte = 3.700,- €), 36500.4318005 (nicht benötigte Haushaltsmittel für Kita Landei e.V. = 25.000,- €) und 36508.4317001 (Guthaben aus Erstattung Abrechnung 2018 und nicht benötigte Haushaltsmittel 2020 = 60.000,- €)

 

 

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Anlage/n:

-Wirtschaftlichkeitsuntersuchung VBD (nur für Ratsmitglieder)

- Angebot VBD für die Vorbereitung und Begleitung des Ausschreibungsverfahrens (nur für Ratsmitglieder)

 

Stammbaum:
VO/01/2020/309   Kindergarten Asendorf: Neubau, hier: Entscheidung über Eigenbau oder Bau durch Investor   FB 3 Bürgerservice   Beschlussvorlage
VO/01/2020/309-01   Kindergarten Asendorf: Neubau hier: Auftragsvergabe für die Erstellung einer Leistungsbeschreibung und Begleitung des Vergabeverfahrens und überplanmäßige Auszahlung 2020   FB 3 Bürgerservice   Beschlussvorlage